DER EXPERTE GEHT, SEIN DETAILWISSEN BLEIBT

 

 

Wenn ein Mitarbeiter geht, stellt das ein Unternehmen vor große Herausforderungen.

 Mit jedem langjährigen Kollegen droht nicht bloß Fachwissen verloren zu gehen,

 sondern auch Erfahrungswissen, das sich auf die Zwischentöne in geschäftlichen Beziehungen und Prozessen bezieht.

Und das ist in der Regel nirgendwo aufgeschrieben, sondern nur in den Köpfen gespeichert. Die Beratergruppe faktor4 hat die Methode catch2keep entwickelt, um auch dieses Wissen weiterzugeben.

 

Als Dieter Füller zu seinem neuen Arbeitgeber CeoTronics wechselte, war er bereits ein Vollprofi mit vielen Jahren Erfahrung in seinem Job. Er freute sich auf die spannende Aufgabe, die neue Position des Produktmanagers mit Leben zu füllen. Doch eine offene Frage hielt bei dem Jobwechsler die Spannung hoch: Wie schnell würde er sich mit den Arbeitsabläufen und den Kommunikationswegen bei dem mittelständischen Hersteller von Kommunikations-Headsets
und mobilen Funknetzen zurechtfinden?
„Ich habe mich sehr gefreut, dass mein neuer Arbeitgeber einen Fahrplan für meine Einarbeitung erstellt hatte“, berichtet Dieter Füller. „Dass darin ein von einer externen Beraterin
moderierter Abstimmungsprozess mit meinen wichtigsten Ansprechpartnern enthalten war,
hat mich richtig beeindruckt.“
Der Name dieses Prozesses: catch2keep. Moderiert wurde er von Susanne Beckmann.
Die Beraterin ist Geschäftsführerin von faktor4 aus Darmstadt. Als solche hat sie sich darauf spezialisiert, Übergabeprozesse zu organisieren, wenn Mitarbeiter Abteilungen wechseln oder ein Unternehmen verlassen. „Wir konzentrieren uns vor allem darauf, das Erfahrungswissen von Mitarbeitern, die ihr aktuelles Team verlassen, also der Wissensgeber, auf die Nachfolger, die
Wissensnehmer, zu übertragen“, fasst die Diplom-Psychologin zusammen.

Sie erklärt: Aufgabenlisten, Organigramme, ergänzendes Fachwissen lassen sich leicht weitergeben. „Es gibt aber zwischen den Zeilen auch ganz viel unausgesprochenes Wissen, von dem manchmal selbst der scheidende Mitarbeiter nicht weiß, dass er es kennt.“ Solche Dinge
sind zum Beispiel: Wie tickt ein bestimmter Kunde? Wen muss man im eigenen Haus ins
Boot holen, um schnelle Entscheidungen herbeizuführen? Wo lauern Fettnäpfchen, vor denen man den Nachfolger bewahren könnte?
„Dieses Erfahrungswissen ist ein erfolgskritischer Faktor für Unternehmen. Wenn es bewahrt wird, kann sich der neue Mitarbeiter viel schneller und mit viel weniger Knirschen im System in seine Aufgaben einfinden“, betont Susanne Beckmann.
Dieter Füller hatte keinen direkten Vorgänger, das Produktmanagement hat CeoTronics mit
seinem Einstieg neu geschaffen. Umso wichtiger war es für ihn, sich mit seinen Ansprechpartnern in den Abteilungen abzustimmen, deren Arbeit er – immer mit Fokus auf das
einzelne Produkt – verzahnen sollte. „Ich habe Aufgaben vom Vertrieb, von der  Entwicklungsabteilung und von der Produktion übernommen“, berichtet er. „Also hat sich Susanne Beckmann mit meinen drei Wissensgebern aus diesen Abteilungen jeweils einzeln zusammengesetzt, anschließend hat sie mit mir gesprochen, um herauszufinden, welche Anliegen ich habe und was für Informationen ich brauche.“
Zum Schluss moderierte die Beraterin ein Übergabemeeting mit allen vier Beteiligten.
Dieter Füller ist absolut überzeugt, dass catch2keep für ihn der beste Weg war, sich bei CeoTronics einzufinden. „Susanne Beckmann hat auch Fragen gestellt, die wir Mitarbeiter vielleicht nicht zu stellen gewagt hätten“, berichtet er. „Dadurch sind zum Beispiel Fallstricke schon im Gespräch zum Vorschein gekommen und ich musste sozusagen nicht erst stolpern, um zu verstehen.“ Nach den wenigen Stunden mit seinen Kollegen und der Moderatorin sah Dieter Füller ganz klar vor sich, welche Kommunikationswege ihn jeweils am schnellsten zum Ziel bringen. „Die Struktur, die wir erarbeitet haben, hat sich im Laufe der ersten Wochen Stück für Stück mit Leben gefüllt, die Einarbeitung verlief vom ersten Tag an harmonisch und ohne Missverständnisse oder unnötige Umwege.“

Die faktor4 Talent- und Wissensmanagement GmbH ist ein Beratungsunternehmen aus Darmstadt, das sich auf Wissenstransfer und Talentprofiling spezialisiert hat.

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