Ratgeber Zeitmanagement: Wie du dich optimal organisierst

03.11.2023

Zeit ist ein knappes Gut, sie produktiv zu nutzen, eine wahre Kunst. Im Arbeitsalltag ebenso wie im Privatleben lauern zahlreiche Ablenkungen. Schnell leiden Effizienz und Effektivität, du fühlst dich überfordert. Hier lohnt es sich, innezuhalten. Frage dich: Was ist gerade wirklich wichtig?

Ursachen für fehlendes Zeitmanagement

Die meisten Menschen tun sich schwer damit, den Unterschied zwischen einer dringlichen und einer wichtigen Aufgabe zu erkennen. Hierin liegt eine Hauptursache für fehlendes Zeitmanagement. Eine andere ist ineffizientes, nicht fokussiertes Arbeiten an der gerade aktuellen Aufgabe.

Vor allem das weitverbreitete Multitasking ist oftmals ein „Zeitkiller“. E-Mails, Chat-Nachrichten und Anrufe unterbrechen ständig unsere Konzentration. Das wiederholte Beginnen einer komplexen Arbeit kostet jedoch viel Zeit.

Die Vielzahl an Aufgaben, Informationen und Ablenkungen im modernen Berufsalltag lassen uns auch leicht die Übersicht verlieren, welche Aufgabe gerade oberste Priorität hat.

Fehlkalkulationen und Überstunden sind die Folge. Dies hat wiederum negative Auswirkungen auf das Privatleben. Die Familie beklagt sich über ständige Abwesenheit. Es fehlt die Zeit für sich selbst, für ungetrübte Muße, Erholung, Hobbys und Freunde.

Grundzüge erfolgreichen Zeit- und Selbstmanagements

Strukturierte Planung und effiziente, konsequente Umsetzung werden dich im Beruf erfolgreicher und im Leben glücklicher machen. Doch wie fängst du an?

Wenn du dein Zeitmanagement aktiv verbessern möchtest, führe doch mal ein Tagebuch über deinen Arbeitsalltag. So findest du leicht heraus, wo Optimierungsbedarf besteht.

Neben dem richtigen Zeitmanagement und der zugrundeliegenden Entscheidung, ob Aufgaben wichtig und dringlich sind, ist einer der wichtigsten Grundzüge „Nein“ sagen zu können.

Je nach Position, die du im Unternehmen hast, musst du außerdem lernen, Aufgaben zu delegieren. Wenn dir hierzu das Vertrauen fehlt, hinterfrage warum:

• Liegt es an mangelnder Kompetenz deiner Kollegen und Mitarbeiter?
• Oder hast du lediglich das Gefühl, dass nur du diese Aufgaben zufriedenstellend erledigen kannst?

Im ersten Fall gilt es, die geforderten Kompetenzen bei deinen Mitarbeitern aufzubauen. Sind diese vorhanden, liegt es an dir zu lernen, Verantwortung abzugeben und zu vertrauen.

Methoden für erfolgreiches Zeitmanagement

Es gibt verschiedene Methoden, um das eigene Zeitmanagement zu optimieren und alle Arbeiten unter einen Hut zu bekommen.

Drei dieser Methoden möchten wir dir kurz vorstellen. Probiere aus, was für dich hilfreich ist. Betrachte die Methoden nicht nur separat. Überlege auch, ob du sie für dich sinnvoll miteinander kombinieren kannst.

1. Eisenhower-Methode

Benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten Eisenhower, nutzt diese Methode die Dimensionen „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“.

Hierzu werden Aufgaben in verschiedene Quadranten eingeteilt.

• Im ersten Quadranten ordnest du Arbeiten ein, die sowohl wichtig als auch dringlich sind. Diese Dinge können nicht aufgeschoben werden und haben oberste Priorität. In aller Regel solltest du sie möglichst schnell selbst erledigen.
• Der zweite Quadrant beschreibt Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringlich sind. Hier geht es zum Beispiel um Weiterbildungen, Beziehungsarbeit, Vorbereitung und strategische Planung. Diese Aufgaben müssen nicht sofort erledigt werden. Du solltest dir aber feste Termine setzen, um sie dann konzentriert umzusetzen.
• Der dritte Quadrant beinhaltet all die Aufgaben, die nicht wichtig, aber dringend sind. Viele Telefonate, Meetings oder dergleichen fallen darunter. Prüfe hier, was du selbst erledigen musst und was du delegieren kannst.
• Aufgaben, die im vierten Quadranten landen, sind weder dringlich noch wichtig. Hier solltest du dir genau anschauen, ob eine Bearbeitung tatsächlich notwendig ist.

2. ABC-Methode

Bei der ABC-Methode unterteilst du die zu erledigenden Aufgaben in die drei Kategorien A, B und C.

• A-Aufgaben sind nicht delegierbar und haben oberste Priorität. Es empfiehlt sich, ein bis zwei A-Aufgaben täglich zu erledigen.
• B-Aufgaben haben mittlere Priorität. Teilweise sind sie delegierbar. Zwei bis drei B-Aufgaben solltest du täglich abhaken.
• C-Aufgaben beanspruchen oft den Großteil unserer Zeit. Telefonate, Papierkram und Routinearbeiten fallen darunter. C-Aufgaben sind Aufgaben, deren Ertrag in keinerlei Verhältnis zum Arbeitsaufwand steht, die aber dennoch erledigt werden müssen. Wenn möglich, delegiere sie, versuche die Arbeitsprozesse zu straffen oder leg sie in Zeiten, in denen dir fokussiertes, kreatives Arbeiten ohnehin schwerfällt.

3. ALPEN-Methode

Mit der ALPEN-Methode kannst du einen strukturierten Tagesplan erstellen, der dich bei der effizienten Erledigung deiner Arbeit unterstützt. Der Name dieser Methode leitet sich aus den Anfangsbuchstaben der notwendigen Arbeitsschritte ab.

• A = Aufgaben
  Verschaffe dir zunächst einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben und Termine. Berücksichtige nicht nur Tagesziele, sondern auch die Wochen- und Monatsaufgaben.

• L = Länge
  Nun schätzt du den Zeitaufwand für die zu erledigenden Aufgaben. Das Festlegen von persönlichen Terminen und Fristen hilft dir, Aufgaben pünktlich zu beenden und nicht ungewollt zu lange an einzelnen Punkten zu arbeiten.

• P = Puffer
  Es empfiehlt sich, nicht den vollständigen Arbeitstag komplett zu verplanen. Halte einen ausreichenden Puffer für Unerwartetes vor. Je nach Tätigkeit können bis zu 40 Prozent sinnvoll sein.

• E = Entscheidungen (und Umsetzung)
  Jetzt geht es an die Umsetzung. Du musst entscheiden, wie du die Aufgaben priorisierst und welche Aufgaben sich delegieren lassen. Hierfür kannst du z. B. die ABC-Methode nutzen.

• N = Nachkontrolle
  In der Nachkontrolle prüfst du die Ergebnisse der bereits erledigten Aufgaben und bewertest, ob deine Planung funktioniert hat.

E-Mail als Zeitfresser

In vielen Berufen nimmt die Bearbeitung von E-Mails einen erheblichen Teil der Arbeitszeit in Anspruch. Das Thema ist ein Dauerbrenner. Hierzu noch ein paar spezielle Tipps, damit der sich ständig nachfüllende Posteingang nicht dein Zeitmanagement torpediert:

Tipp 1: Benachrichtigungston abschalten und E-Mails kontrolliert abrufen

Du glaubst gar nicht, wie viel Zeit und Produktivität flöten geht, wenn du ständig mit einem Auge auf den Posteingang schaust.

Dabei ist es so einfach: Schließe zwischendurch dein Mail-Programm und schalte den Benachrichtigungston ab. Gewöhne dir an, E-Mails regelmäßig nur noch zu fest definierten Zeiten zu checken. Je nach Notwendigkeit kann das einmal alle halbe Stunde, einmal die Stunde, alle zwei Stunden oder sogar nur ein- oder zweimal am Tag sein.

Tipp 2: So kurz wie möglich, so lang wie nötig

Ausufernde E-Mails fressen Zeit, sowohl beim Absender als auch beim Empfänger. Das Schreiben einer episch langen Nachricht braucht eine Weile. Gleichzeitig verlangt sie vom Empfänger eine lange Aufmerksamkeitsspanne.

• Beschränke dich daher auf die wesentlichen Informationen.
• Nutze Gliederungselemente wie Absätze, Nummerierungen und Aufzählungen, um der inhaltlichen Struktur optischen Ausdruck zu geben.
• Es hat sich bewährt, für unterschiedliche Themen mehrere kürzere Mails zu schreiben, anstatt alles in eine unübersichtliche Buchstabenwüste zu packen.

Doch nicht nur ausufernde Mails fressen Zeit. Das Gleiche gilt für zu knappe Nachrichten, in denen wesentliche Informationen fehlen. Sie erfordern Nachfragen oder führen zu Missverständnissen.

Nimm dir daher vor dem Absenden die Zeit, deine E-Mails noch mal durchzulesen. Versetze dich in dein Gegenüber und überlege, ob alle wesentlichen Informationen verständlich und logisch strukturiert enthalten sind.

Tipp 3: Ordnung ist das halbe Leben

Das bekannte Sprichwort gilt auch für den Umgang mit E-Mails. Unzureichendes E-Mail-Management bedeutet, ständig neu suchen und doch nicht finden. Oder du musst einzelne Nachrichten fünfmal anfassen, bis sie endgültig bearbeitet sind. So machst du dir die Arbeit unnötig schwer.

Nutze fest definierte Zeiten und bearbeite die eingelaufenen E-Mails dann konsequent. Verwende zudem Hilfsmittel wie Suchindex, Ordnerstrukturen bzw. Labels oder intelligente Ordner.

Tipp 4: E-Mail ist toll – aber nicht immer das Mittel der Wahl

Das Schreiben von E-Mails bietet viele Vorteile: Diese asynchrone Kommunikationsform erfordert nicht die unmittelbare Anwesenheit des Gegenübers, sie erreicht ihn in aller Regel dennoch kurzfristig. Beim Verfassen der Nachricht bleibt dir mehr Zeit für das Feilen an der richtigen Formulierung als im direkten Gespräch. Zudem ist alles schön dokumentiert.

Dennoch ist die E-Mail nicht immer der optimale Kommunikationskanal. Überlege daher, bevor du dich auf die Tastatur stürzt, ob ein anderes Medium vielleicht zielführender ist.

Komplexere Sachverhalte lassen sich anschaulicher und verständlicher in einem externen Dokument kommunizieren als in einer ellenlangen E-Mail.

Sowohl für kurzfristige Absprachen als auch für vielschichtige Entscheidungen ist das Telefonat, der Video-Call oder das persönliche Gespräch oftmals zielführender.

Fazit

Effizienz und Effektivität im Arbeitsalltag sind wichtige Erfolgsfaktoren für die eigene Karriere. Überdies steigern sie deine persönliche Zufriedenheit.

Lerne, Aufgaben zu priorisieren, indem du Wichtigkeit und Dringlichkeit richtig einordnest. Vermeide außerdem übertriebenes Multitasking und arbeite deine Aufgaben fokussiert nacheinander ab.

Wie so oft sind gute Vorsätze und eine solide Planung nur die halbe Miete. Setze sie anschließend auch konsequent um und lass dich nicht ablenken.

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