Wer muss die Kosten für Gesundheits- und Führungszeugnis tragen?

Häufig wird für eine Bewerbung oder in einem bestehenden Arbeitsverhältnis ein Gesundheits- oder Führungszeugnis verlangt. Doch wer trägt die hierfür anfallenden Gebühren und Kosten? Eine scheinbar einfache Frage. Sie ist jedoch gar nicht so einfach zu beantworten.

In der Regel legt der Arbeitnehmer die anfallenden Gebühren für das Gesundheitszeugnis oder ein polizeiliches Führungszeugnis bei der zuständigen Behörde aus. Kann er diese anschließend vom Arbeitgeber zurückverlangen?

Entscheidend ist die Interessenslage im Einzelfall. Eine allgemeingültige gesetzliche Regelung gibt es nicht. Teilweise ist auch die Rechtsprechung nicht eindeutig.

Ein paar typische Konstellationen lassen sich dennoch benennen.

Kosten von Gesundheits- oder Führungszeugnissen für eine Bewerbung

Ist der Nachweis von Zeugnissen im Bewerbungsverfahren notwendig, so trägt diese Kosten grundsätzlich der Bewerber selbst. Eine Kostenübernahme durch den Arbeitgeber muss nur erfolgen, wenn es sich hierbei um völlig außergewöhnliche Unterlagen handelt. Eventuell besteht für den Bewerber jedoch die Möglichkeit, Bewerbungskosten von der Steuer abzusetzen oder im Rahmen des Vermittlungsbudgets von der Agentur für Arbeit erstattet zu bekommen.

Kosten für Gesundheits- und Führungszeugnisse im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses

Die Kostenübernahme der Zeugnisbeschaffung in einem laufenden Arbeitsverhältnis richtet sich nach den Grundsätzen des zivilrechtlichen Auftragsrechts (§ 670 BGB). Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat hierzu folgende Grundsätze errichtet:

• Kosten trägt der Arbeitnehmer: Gehören die Aufwendungen zur selbstverständlichen Arbeitspflicht des Arbeitsnehmers, so kann er keine Erstattung der Kosten für die Zeugnisbeschaffung verlangen. Diese sind bereits mit seinem Arbeitslohn abgegolten. Wenn also ein Arbeitnehmer ohne die Zeugnisse seine Tätigkeit nicht ausüben kann, muss er sie auf eigene Kosten beschaffen. Dies ist z.B. in vielen Gesundheits-, Pflege oder Sozialberufen der Fall, in denen ein entsprechendes Gesundheitszeugnis oder ein polizeiliches Führungszeugnis vorliegen muss.
• Kosten trägt der Arbeitgeber: Hier urteilt das BAG, dass eine Kostenerstattung zu erfolgen hat, sofern der Wunsch des Arbeitgebers nach einem solchen Zeugnis, über die normale Einstandspflicht des Arbeitnehmers hinausgeht und sein Interesse so weit überwiegt, dass das Interesse des Arbeitnehmers vernachlässigt werden kann.

Interessant ist, dass eine mögliche Erstattung der Kosten für die Zeugnisbeschaffung durch den Arbeitgeber auch steuerlich unterschiedliche Auswirkungen haben kann:

Liegt die Beschaffung der Zeugnisse eindeutig im Interesse des Arbeitgebers und der Arbeitnehmer könnte auch ohne die Zeugnisse arbeiten, so kann der Arbeitgeber diese Kosten als Auslagenerstattung steuerfrei an den Arbeitnehmer zurückzahlen.

Darf der Arbeitnehmer hingegen ohne die Zeugnisse gar nicht arbeiten und müsste somit die Kosten selber tragen, so wird eine (freiwillige) Erstattung durch den Arbeitgeber als Zuwendung mit geldwertem Vorteil gesehen. Der Arbeitgeber muss sowohl Lohnsteuer als auch Sozialabgaben einbehalten.