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10 Tipps für effektiveres Arbeiten im Büro

Tipps für effizientes Arbeiten

Ständige Erreichbarkeit, zu viele Aufgaben und keine Prioritäten, all das sind große Stressfaktoren im Büro. Zeitkiller verschwenden wertvolle Ressourcen und erschöpfen die Motivation durch mangelnde Erfolgserlebnisse. Oftmals genügen kleine Veränderungen, um ein optimales Arbeitsumfeld zu schaffen. Im folgenden Ratgeber erhalten Sie die zehn besten Tipps für ein effektiveres Arbeiten im Büro.

Tipp Nummer 1: Aufgeräumter Arbeitsplatz

Wenn der Arbeitsplatz in Unordnung und Chaos versinkt, kostet dies wertvolle Arbeitszeit und auch Motivation. Ein regelmäßiges Aufräumen ermöglicht Ihnen ein effektives und zeitsparendes Vorgehen, bei dem Sie die geplanten Aufgaben auch erreichen können. Dies ist die wichtige Basis für Konzentration, Übersicht und ein strukturiertes Arbeiten. Sie vermeiden damit auch ein ständiges Suchen nach irgendwelchen Dingen.

Räumen Sie alles vom Schreibtisch, was Sie nicht täglich benötigen. Wenn Sie jeden Abend Ihren Schreibtisch aufräumen, dauert es meistens nur wenige Minuten, mit denen Sie Ihr Arbeiten viel effektiver gestalten.

Tipp Nummer 2: Sinnvolle Helfer im Büro

Eine gute Wahl sind Hängeregistraturen, die Sie in Regale und Schubladen integrieren können. Sortieren Sie hier Ihre Unterlagen in verschiedene Mappen ein, um einzelne Bereiche besser voneinander abgrenzen zu können. Die wichtigsten Aufgaben kommen nach vorn und die unwichtigsten nach hinten. Beschriften Sie die einzelnen Mappen, damit Sie nicht den Überblick verlieren, sondern schnell erkennen, wo sich welche Unterlagen befinden. Sortieren Sie die Mappen regelmäßig aus, da sie nur als Zwischenablage dienen.

Natürlich gibt es heutzutage auch vielfältige digitale Helfer, mit denen Sie sich organisieren können. Hier gilt ebenso: Halten Sie Ordnung, sortieren Sie regelmäßig aus und bewahren Sie den Überblick.

Tipp Nummer 3: Zeitplan erstellen

Erstellen Sie einen Zeitplan. Sie können es auch To-do-Liste nennen, die Sie am besten zu Beginn des Arbeitstages oder zum Feierabend für den nächsten Tag erstellen und nach Priorität abarbeiten. Damit haben Sie eine Übersicht, was jeden Tag ansteht und in welcher Zeit Sie die Aufgaben abarbeiten möchten. Planung ist das A und O.

Natürlich müssen die Aufgaben, die Sie sich vorgenommen haben, auch zu schaffen sein. Sonst versinken Sie im Chaos. Übervolle Ablaufpläne führen zu Stress und Überforderung. Planen Sie auch genügend Zeit für Pausen oder unvorhergesehene Zwischenfälle ein.

Tipp Nummer 4: Unangenehme Aufgaben zuerst abarbeiten

Fast jeder von uns hat seinen inneren Schweinehund, der uns manchmal dazu bringt, unangenehme Aufgaben aufzuschieben. Erledigen Sie diese am besten als erstes, damit sie Ihnen nicht den gesamten Tag im Kopf herumschwirren und Stress verbreiten. Danach werden Sie erleichtert sein. Sie können sich ganz entspannt den übrigen Aufgaben widmen und effektiver arbeiten.

Tipp Nummer 5: Multitasking vermeiden

Viele Studien belegen, dass unser Gehirn nicht mehrere Dinge gleichzeitig erledigen kann und es echtes Multitasking nicht gibt. Die Aufmerksamkeit muss dabei immer wieder zwischen verschiedenen Arbeiten hin- und herspringen. Dies ist letztendlich viel zeitaufwendiger, stressiger und begünstigt Fehler.

Konzentrieren Sie sich stets auf eine einzige Aufgabe, um effektiv zu arbeiten. Wenn diese erledigt ist, geht es an die nächste.

Tipp Nummer 6: Teamwork

Teamwork steigert die Effektivität beim Arbeiten. Gehören Sie auch zu den Menschen, die am liebsten alles allein erledigen? Dies kann schnell zu Überforderung und Überlastung führen. Einzelne Aufgaben sollten gerecht auf verschiedene Mitarbeiter verteilt werden, damit sie zeitgleich erledigt werden können. Eine gute Zusammenarbeit ist sehr wichtig und bringt zudem neue Impulse.

Tipp Nummer 7: Nein sagen lernen

Jeder möchte von den Kollegen gemocht und geschätzt werden. Sich dabei hin und wieder auch mal einen Gefallen zu tun, gehört dazu. Schwierig wird es jedoch, wenn dies zu oft geschieht und die eigene Arbeit darunter leidet. Damit der ständige Gefallen nicht zur Gewohnheit oder sogar Ausnutzung wird, müssen Sie lernen ab und an auch Nein zu sagen.

Was viele nicht glauben: Die Kollegen werden einen dann nicht weniger mögen, sondern eher respektieren. Für effektives Arbeiten müssen Sie auch Grenzen und Prioritäten zu setzen. Bei notorischen Ja-Sagern ist Stress vorprogrammiert. Sie finden letztendlich keine Zeit mehr für sich selbst.

Tipp Nummer 8: Ablenkungen vermeiden

Ständiges Telefonklingeln, ein permanentes Aufblinken des Mail-Programms, Ablenkungen durch Kollegen, Anfragen per Chat oder ein lautes Arbeitsumfeld halten vom fokussierten Arbeiten ab und verringern Ihre Effizienz. Sie werden so nicht im "Fluss" arbeiten und sich immer wieder neu in die Aufgabe einarbeiten müssen.

Wenn Sie an anspruchsvollen Aufgaben arbeiten, benötigen Sie die volle Konzentration. Schalten Sie dann nach Möglichkeit den Anrufbeantworter ein oder leiten Sie das Telefon um, schließen Sie das E-Mail-Programm und informieren Sie die Kollegen, dass Sie gerade Ruhe benötigen. Je nach Arbeitsumgebung sind Ohrstöpsel ein sinnvolles Accessoire.

Tipp Nummer 9: Ohne Pausen geht es nicht

Es ist ein Irrglaube zu denken, dass man mehr schafft, wenn man die Pausen ausfallen lässt und stattdessen durcharbeitet. Ganz im Gegenteil: Leistung und Konzentration sinken mit der Zeit. Das Gehirn ermüdet, wenn es überbeansprucht wird. Sie leisten weniger und machen mehr Fehler.

Pausen sind für den Körper und Geist sehr wichtig und bedeuten mehr Effizienz. Gönnen Sie sich regelmäßig eine kleine Auszeit, in der sie bewusst den Bildschirm verlassen sollten.

Tipp Nummer 10: Positive Einstellung und Motivation

Eine positive Einstellung kann viel unnötigen Stress ersparen. Machen Sie sich die Vorteile Ihrer Arbeit und den Sinn Ihres Tuns bewusst. So gewinnen Sie Motivation und entwickeln eine höheren Frustrationstoleranz. Eine positive Grundeinstellung trägt dazu bei, Negatives schneller zu vergessen, Unzufriedenheit zu verhindern und letztendlich erfolgreicher zu arbeiten.

Fazit

Die Zeit im Büro möchte gut genutzt sein. Mit den genannten Tipps lässt sich Ihr Arbeitsalltag effizienter gestalten. Sie erledigen Ihre Aufgaben einfacher, entspannter und nicht zuletzt mit mehr Freude an der Arbeit.

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